Temachefsassistent till Tema Inflammation och Åldrande

Vill du arbeta i en kvalificerad och central roll där du bidrar till en av Sveriges mest komplexa och högspecialiserade vårdmiljöer? Verksamhetsområde (VO) Vårdadministration på Karolinska Universitetssjukhuset söker nu en temachefsassistent till Tema Inflammation och Åldrande. Vi söker en nyckelperson som genom administrativ skicklighet, struktur och service bidrar till verksamhetens framgång. Välkommen med din ansökan!

Du erbjuds

• en utvecklande roll på ett av Europas största universitetssjukhus
• en möjlighet att själv vara med och påverka din roll och dina arbetsuppgifter tillsammans med temachef
• möjlighet att bidra till en effektiv, patientsäker och framtidsinriktad vård
• ett nära samarbete med chefer och stödfunktioner på ett av världens främsta universitetssjukhus.  

Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig.

Om tjänsten

VO Vårdadministration är en central funktion på Karolinska Universitetssjukhuset och samlar sjukhusets vårdadministrativa kompetens inom Stab Produktion. Med cirka 640 medarbetare – medicinska sekreterare, administratörer och chefsassistenter – säkerställer verksamheten att vårddokumentation, diagnos- och åtgärdsregistrering, fakturering och övrig administrativ service håller hög kvalitet och ger förutsättningar för en modern, tillgänglig och värdeskapande vård. Genom nära samverkan med vårdens olika professioner och ett kontinuerligt fokus på utveckling av rutiner och arbetssätt är VO Vårdadministration en nyckelspelare i sjukhusets dagliga drift och långsiktiga utvecklingsarbete.

Som temachefsassistent arbetar du nära temachef och ledningsgrupp och utgör ett kvalificerat administrativt stöd i hela den dagliga verksamheten. Rollen är bred, varierad och kräver god förmåga att skapa struktur, hantera flera parallella arbetsuppgifter och självständigt driva projekt och administrativa processer framåt.

Du kommer bland annat att:

• Koordinera och planera möten såsom ledningsgrupp, samverkansforum och andra sammanhang
• Ta fram presentationsmaterial, kommunikationsplan och föra mötesprotokoll
• Arbeta med personaladministration, IT-frågor samt framställa och tolka olika typer av avtal
• Koordinera, delta och leda olika projekt samt stötta i uppföljning av aktiviteter
• Ansvara för dokument- och ärendehantering, inklusive diarieföring
• Bidra till intern och extern kommunikation samt utveckla administrativa rutiner
• Arbeta proaktivt för att skapa tydlighet, struktur och effektivitet i temats administrativa processer.

 Rollen kräver hög integritet och god förmåga att agera inom det mandat som ges av temachef. Sekretess och korrekt hantering av känslig information är en självklar del av uppdraget.

Vi söker dig som

• är strukturerad och har en god förmåga att planera och organisera ditt arbete
• tar ansvar och arbetar självständigt med ett proaktivt och flexibelt förhållningssätt
• är kommunikativ, socialt trygg och har ett tydligt servicefokus
• är prestigelös och trygg i att hantera komplexa frågeställningar
• trivs i en dynamisk miljö med högt tempo, varierade arbetsuppgifter och nära samarbete med chefer, vårdverksamheter och andra administrativa funktioner. 

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet för rollen. 

Kvalifikationer

Krav:

• Relevant högskoleutbildning eller motsvarande kompetens
• Tidigare erfarenhet som chefsassistent på en hög nivå
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift
• Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 och vana av att arbeta i olika IT-system
• Erfarenhet av projektstöd, tidsplanering, kommunikation och personaladministration

Meriterande:

• Erfarenhet av administrativa rutiner inom Region Stockholm.

Om rekryteringsprocessen

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

I samband med din ansökan behöver du bifoga CV. Istället för ett personligt brev ber vi dig besvara urvalsfrågor samt kort motivera varför du passar för rollen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!