Administrativ chefsassistent till Avtal och förhandling samt Hälsocentrum på Stab HR - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Är du en erfaren och ansvarstagande administrativ stödexpert med en passion för service? Har du dokumenterad erfarenhet av chefsassistentrollen och behärskar Microsoft Office? Då är du den vi söker för att bli en nyckelspelare som administrativ chefsassistent till Avtal och förhandling samt Hälsocentrum inom Stab HR på Karolinska Universitetssjukhuset!

Du erbjuds

• att bli en nyckelperson inom Stab HR, aktivt påverka sjukhusets strategier för hälsa och arbetsmiljö, och bidra till att främja välbefinnandet bland våra engagerade anställda.
• möjligheten att assistera förhandlingschefen och verksamhetschef Hälsocentrum, stötta HR-specialisterna och direkt påverka verksamhetens administrativa effektivitet
• att bli en central del av ett professionellt och utvecklande arbetsklimat inom Stab HR, där din roll spelar en nyckelroll i att stödja och forma sjukhusets övergripande mål och värderingar

Om tjänsten

Avtal och förhandling är en enhet inom Stab HR som stöttar sjukhusets chefer i linjeverksamhet och staber samt HR internt med stöd i arbetsrättsliga frågor främst inom kollektivavtalsområdet, löneöversynsarbete, ersättningsfrågor kopplade till kollektivavtal, förhandlingsfrågor samt samverkan och fackliga relationer. Enheten består av HR-specialister med särskilda kunskaper inom området.

Hälsocentrum är en stödfunktion inom Stab HR som äger alla frågor, insatser och resurser kopplade till hälsa och arbetsmiljö– och på ett strategiskt plan driver frågan om välmående och hälsa (inklusive psykisk (o)hälsa) bland alla sjukhusets anställda.

Som chefsassistent har du en viktig och övergripande roll vad gäller administration, planering och genomförande av aktiviteter inom verksamheten. I rollen arbetar du självständigt och proaktivt med bland annat mötesplanering, kalenderhantering, rapportering i olika system, korrespondens, presentationsmaterial, uppföljning och ärendehantering. Du ansvarar för administrationen inom ramen för Karolinskas löneråd, bisyssloråd, vissa förhandlingar och samordnar satsningar inom ramen för regionala medel inom arbetsmiljö.

Du ordnar och samordnar olika former av möten och planeringsdagar samt skriver protokoll och minnesanteckningar från olika möten. Du är också web-redaktör för verksamheternas hemsida. Du är den som har övergripande kontroll på vad som händer, vet vad som är på gång och ser till att inget faller mellan stolarna. Du assisterar förhandlingschefen och verksamhetschef Hälsocentrum, men assisterar även HR-specialisterna vid behov i deras administrativa arbete.

Vi söker dig som

• är en ansvarstagande, flexibel, lösningsorienterad person som trivs med att arbeta strukturerat
• vet vad god service innebär och drivs av att assistera och hjälpa andra
• är en duktig organisatör och arbetar strukturerat
• har lätt för att uppfatta snabba skeenden och det är viktigt att du kan ta egna initiativ
• har förmågan att arbeta självständigt samt ibland under tidspress.
• Ett gott bemötande är självklart!

Kvalifikationer

Krav:

• Minst avslutad utbildning på gymnasial nivå
• 5 års arbetslivserfarenhet
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
• Dokumenterad erfarenhet av att arbeta som administrativt stöd eller chefsassistent
• Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet inklusive kalenderhantering i Outlook

Meriterande:

• Erfarenhet av att arbeta i serviceorienterad roll
• Kunskaper i Raindance och Heroma
• Erfarenhet av arbete inom/mot vården. 

Om rekryteringsprocessen

Urval och intervjuer kommer att ske fortlöpande under ansökningstiden och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag. Så skicka in din ansökan redan dag!

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!