Chefsassistent till Radiologi - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vi söker dig som gedigen erfarenhet av att ge administrativt stöd till chefer på hög nivå och söker en ny utmaning. Läs mer här!

Vi erbjuder

Vi erbjuder en tjänst där du kommer att vara en mycket viktig bidragare till den medicinska enhetens (ME) administrativa utveckling och är verksamhetschefens förlängda arm.

Möjlighet att delta i ett nätverk tillsammans med andra chefsassistenter inom Funktionen. Ha varierande arbetsdagar med många olika arbetsuppgifter och många kontaktytor både inom och utanför Funktionen.

Självklart får du också ta del av samtliga generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder. Som erbjuder upp till 5000 kr i friskvårdsbidrag, alternativt friskvårdstimme med 3500 kr i friskvårdsbidrag.

Om tjänsten

Radiologin på Karolinska är uppdelad i fyra medicinska enheter, för närvarande samlade under en gemensam verksamhetschef. Vår verksamhet bedrivs såväl i Huddinge som Solna.

I arbetsuppgifterna ingår bland annat att ansvara för att koordinera och planera ledningsmöten, samverkansmöten, FoUU-möten och andra sammankomster som planeras av verksamhetschefen. Du kommer att framställa underlag till dessa möten exempelvis kallelser, presentationsmaterial och föra protokoll.

Du kommer även att sammanställa och analysera material till rapporter, koordinera, driva och delta i olika typer av projekt. Ytterligare uppgifter du kommer att arbeta med är dokumenthantering, att underhålla, utveckla och driva ME:ts interna och externa nyhetsbrev och webbsidor, tillsammans med fler aktiva webbredaktörer inom våra enheter.

Du kommer att fungera som övergripande stöd för verksamhetschefen genom att sköta administration såsom kalenderhantering, publicering av riktlinjer, konferensbokningar, resebokningar, hantera fakturor, kontrakt och beställningar, IT samordning/beställning av system, behörigheter och utrustning.

Rollens karaktär gör att det är av yttersta vikt att du har en mycket stark integritet, är professionell samt kan arbeta med konfidentiell information. Arbetet förutsätter hög grad av tillgänglighet och även att i förekommande fall arbeta i ett högt tempo.

Vi söker

Vi söker dig som:

• Tar ansvar för din uppgift och själv strukturerar ditt angreppssätt samt driver processer vidare.
• Har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter, snabbt kan ändra synsätt och förhållningssätt samt ser möjligheter i förändringar.
• Gör korrekta prioriteringar och väger samman komplex information och olika typer av hänsynstaganden. Du fattar snabba beslut och agerar utifrån dessa, trots begränsad information eller svåra omständigheter samt visar omdöme under tidspress.
• Ser helheter och tar hänsyn till det större perspektivet. Du förstår din roll, men ser till hela verksamhetens bästa i agerande och beslut.
• Planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Du sätter upp och håller tidsramar.

Delar Karolinskas värderingar: Ansvar – Medmänsklighet – Helhetssyn

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

Kvalifikationer

Krav:

• Gymnasieutbildning
• Gedigen erfarenhet av att ge administrativt stöd till chefer på hög nivå.
• Mycket goda kunskaper i MS Office framför allt Word, Excel, PowerPoint och Outlook
• Mycket goda kunskaper av arbete i Microsoft Teams
• Erfarenhet av personaladministration och olika IT system såsom bemanningssystem, faktureringssystem och inköpssystem.

Meriterande:

• Eftergymnasial utbildning som medicinsk sekreterare eller annan administrativ utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant
• Erfarenhet av Heroma, Raindance och ClockWork
• Erfarenhet av Centuri och Episerver
• Erfarenhet av Microsoft SharePoint
• Erfarenhet från liknande arbete inom hälso- och sjukvård

Varmt välkommen med din ansökan!