Chefsassistent Verksamhetschef ME Gastro Hud Reuma

Tema Inflammation och Åldrande, ME Gastro hud och reuma

Är du en strukturerad, serviceinriktad person med hög social kompetens och har erfarenhet av att stötta chefer på ledningsgruppsnivå? Då kan detta vara något för dig!
Vi lovar dig innehållsrika och intressanta dagar med stor variation där du är med och stöttar verksamhetschefen och ledningsgruppen för bästa möjliga administrativa support.

Vi erbjuder

Hos oss kommer du att:

Vara en mycket viktig bidragare till den medicinska enhetens (ME) administrativa utveckling och är verksamhetschefens förlängda arm.
Delta i ett nätverk tillsammans med andra chefsassistenter inom temat kan få möjlighet att driva egna projekt.
Ha varierande arbetsdagar med många olika arbetsuppgifter och många kontaktytor både inom och utanför temat.
Erbjudas upp till 5000 kr i friskvårdsbidrag, alternativt friskvårdstimme med 3500 kr i friskvårdsbidrag.

Om tjänsten

Tema Inflammation och Åldrande (IoÅ) har cirka 1200 medarbetare fördelade mellan Huddinge och Solna samt några externt placerade mottagningar.

I arbetsuppgifterna ingår bland annat att ansvara för att koordinera och planera ledningsmöten, samverkansmöten och andra sammankomster som planeras av verksamhetschefen. Du kommer att framställa underlag till dessa möten exempelvis kallelser, presentationsmaterial och föra protokoll. Du kommer även att sammanställa och analysera material till rapporter, koordinera, driva och delta i olika typer av projekt. Ytterligare uppgifter du kommer att arbeta med är dokumenthantering, att underhålla, utveckla och driva ME:ts interna och externa nyhetsbrev och webbsidor. Du kommer att fungera som övergripande stöd för verksamhetschefen genom att sköta administration såsom kalenderhantering, publicering av riktlinjer, konferensbokningar, resebokningar, hantera fakturor, kontrakt och beställningar, IT samordning/beställning av system, behörigheter och utrustning.

Rollens karaktär gör att det är av yttersta vikt att du har en mycket stark integritet, är professionell samt kan arbeta med konfidentiell information.

Här kan du läsa mer om oss på Tema Inflammation och Åldrande samt möta några av våra medarbetare. Här kan du läs mer om oss på ME Gastro Hud Reuma.

Vi söker

Vi söker dig som:

Arbetet förutsätter hög grad av tillgänglighet och även att i förekommande fall arbeta i ett högt tempo.
Gärna tycker om att arbeta självständigt då arbetet kräver helhetsansvar och innebär att ta initiativ och att hitta lösningar.
Är du proaktiv, håller deadlines med hög servicekänsla, är lyhörd, och ansvarstagande.
Har hög integritet, uttrycker dig mycket väl i tal och skrift och känner dig bekväm med många kontaktytor och parallella arbetsuppgifter.
Är noggrann, strukturerad och är en mycket god organisatör med hög social kompetens.
Har en professionell framtoning och tycker om att ge exceptionell service. Det är även viktigt att du uppskattar att bygga relationer både internt och externt och har en mycket god samarbetsförmåga.
Delar Karolinskas värderingar: Ansvar – Medmänsklighet – Helhetssyn

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

Kvalifikationer

Krav:

Du som söker har minst gymnasiekompetens
Du har en gedigen erfarenhet av att ge administrativt stöd till chefer på hög nivå.
Mycket goda kunskaper i MS Office framför allt Word, Excel, PowerPoint och Outlook
Mycket goda kunskaper av arbete i Microsoft Teams
Du har erfarenhet av personaladministration och olika IT system såsom bemanningssystem, faktureringssystem och inköpssystem.

Meriterande:

Högskolekompetens från relevant utbildning, medicinsk sekreterarkompetens eller annan administrativ utbildning.
Erfarenhet av Heroma, Raindance och ClockWork
Erfarenhet av Centuri och Episerver
Erfarenhet av Microsoft SharePoint
Erfarenhet från liknande arbete inom hälso- och sjukvård

Varmt välkommen med din ansökan!

Inför tillsättning av befattning som innefattar vård av barn och ungdom, kontrolleras den som erbjuds tjänsten mot misstanke- och belastningsregistret. Här kan du läsa mer om rekryteringsprocessen och om vilka kontroller som utförs på Karolinska.

Som anställd på Karolinska Universitetssjukhuset kan du komma att krigsplaceras. Läs mer om vad det innebär här.

Om du är eller tidigare har varit anställd i Region Stockholm kommer vi att ta interna referenser från din nuvarande eller tidigare chef, om du blir aktuell för anställning.

För tillsvidaretjänster kan provanställning komma att tillämpas.

Om Karolinska Universitetssjukhuset
Vi på Karolinska Universitetssjukhuset är stolta över att vi är ett av världens främsta universitetssjukhus. Förutom vårt särskilda ansvar för den högspecialiserade vården i Stockholmsregionen är huvuduppdraget att tillsammans med Karolinska Institutet utbilda framtidens vårdanställda och bedriva världsledande forskning samtidigt som vi fortsätter vårt arbete med att utveckla vården för patientens bästa. Vi arbetar inom en rad olika områden och professioner.

Vår vision - Vi ska bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag.

Läs gärna mer om oss på karolinska.se och följ oss på sociala medier!

Tema Inflammation & Åldrande
Tema Inflammation och Åldrande omfattar internmedicinska specialiteter såsom endokrinologi och metabolism, njurmedicin, gastroenterologi och lungmedicin samt geriatrik, reumatologi, hud och venereologi.
Här kan du läsa mer om oss.

Att söka jobb i Region Stockholm

Vi eftersträvar jämställdhet och jämlikhet på vår arbetsplats och ser gärna sökande med olika bakgrund och förutsättningar.

Vi tar endast emot ansökningar via detta system. Ansök genom att klicka på knappen ”Ansök”. Ansökningar per brev eller e-post beaktas inte. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser.

Vårt rekryteringssystem kan inte hantera anonyma ansökningar eller sökande med skyddade personuppgifter. Om du har skyddade personuppgifter ber vi dig att kontakta den kontaktpersonen som finns angiven i annonsen. Din ansökan kommer då att hanteras utanför rekryteringssystemet. Du bör även vara försiktig med vilken information du lämnar i din ansökan och endast ta med information som är relevant för den aktuella befattningen.

Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och bidrar till kulturlivet. Varje dag, dygnet runt. I landets snabbaste växande region. Tillsammans skapar vi Europas attraktivaste storstadsregion.

Läs mer om hur det är att jobba hos oss i Region Stockholm