Administratör inom inköp och upphandling

Sektionen inköp och upphandling ansvarar för genomförandet av upphandlingar, förnyade konkurrensutsättningar och direktupphandlingar över 100 000 kr på trafikförvaltningen. Ansvaret omfattar även förvaltning och vidare-utveckling av vissa av TF:s ramavtal samt funktionerna Konsultinköpet och Inköpsstödet och för att leda trafikförvaltningens arbete med kategoristyrt inköp. Ansvaret omfattar också att leda och förvalta, inklusive att följa upp och vidareutveckla, trafikförvaltningens processer och styrande dokument för inköp och upphandling.

Om tjänsten

Inom sektionen finns ett behov av administrativt stöd. I takt med en ökande användning av systemstöd i det dagliga arbetet måste det administrativa stödet omfatta god kunskap om eller god förmåga att tillägna sig kunskap med avseende på IT-baserade stöd och verktyg.

Som administratör assisterar du hela sektionen inom administrativa uppgifter. Rollen innebär att du hjälper dina kollegor inom diverse IT-stöd, vi söker dig med ett intresse inom it och administration och önskvärt med en tidigare erfarenhet inom inköp och upphandling.

Du får bland annat jobba med:

• Utlämning av allmänna handlingar.
• Stöd till sektionens medarbetare för IT-baserade stödsystem, t ex Webforum, Tendsign och TransQ samt hantering av behörigheter i dessa system.
• Ansvar för att diarieföring (EDIT) och arkivering av ärenden med rätt handlingar sker i enlighet med gällande styrande dokument och processer.
• Ansvar för att sektionens sida på intranätet är uppdaterad.
• Ansvar för on- och offboarding av konsulter och anställda.
• Viss projektadministration.
• Allmänna administrativa uppgifter såsom kopiering och utskrifter mm vid tillfällen då behov av stöd finns för sektionens medarbetare, t ex utskrift av omfattande avtal och bokning av vissa lokaler som hanteras av sektionen.
• Mötesanteckningar på exempelvis ledningsgruppsmöten. 

Vad vi söker efter

För att trivas i rollen som Administratör är du en en person som trivs med att hjälpa och assistera dina kollegor, du har ordning, reda och är bra på att planera, skapa struktur. Som person gillar du att ta initiativ och har lätt för att anpassa dig till olika situationer.

Vidare har du:

• Minst gymnasieexamen
• Erfarenhet inom inköps- eller upphandlingsrelaterade frågor
• Arbetat med någon typ av IT-stöd 

Det är meriterande om du även har utbildning inom relevanta IT-system och att du har erfarenhet och intresse av administrativa arbetsuppgifter. Önskvärt om du har erfarenhet av någon form av IT-baserat stödsystem som t ex Webforum, Tendsign eller TransQ, samt PowerPoint, Word och Excel. 

Startdatum enligt överenskommelse.

Vad vi kan erbjuda dig

Enligt våra medarbetare är vår samlade kompetens och det gemensamma engagemanget utmärkande för vår verksamhet. Här finns också chefer och ledare som jobbar för att skapa och bibehålla ett öppet klimat. Tillsammans bidrar vi till Stockholms samhällsutveckling genom att bygga och utveckla en hållbar, modern och tillgänglig kollektivtrafik för 2,3 miljoner invånare. Vårt uppdrag – den gemensamma resan. 

Arbetsmiljö och hälsa är viktigt för oss. Årligen erbjuds hälsoundersökning och friskvårdsbidrag. Hälsospåret, vår friskvårdssatsning, innehåller en rad olika hälsofrämjande aktiviteter. SL-kort är en annan uppskattad förmån hos oss.

Huvudsaklig arbetsplats och självklar mötesplats är kontoret på Västra Kungsholmen. Hit tar du dig enkelt med kollektivtrafiken. Beroende på arbetsuppgifter och verksamhetsbehovet finns möjlighet att varva kontorsarbete med att arbeta hemifrån.

Information och ansökan

Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterande chef Peter Lundén, tfn 08-123 314 66. För frågor om rekryteringsprocessen, kontakta rekryterare Annika Winqvist, tfn 08-123 336 44. Vi använder tester för att säkra objektiva bedömningar i samband med urval. Ansökan sker via vår hemsida, vi har inte möjlighet att ta emot ansökningar via e-post. Endast CV önskas.

Ansök redan i dag eftersom intervjuer kan ske löpande. Sista ansökningsdag är 30 mars. Vi ser fram emot din ansökan! 

Webb och sociala medier

För mer information om hur det är att jobba hos oss, besök vår karriärsida regionstockholm.se/tfjobb. Du hittar oss också på Linkedin.