Chefsassistent/administratör till Tema Cancer i Solna - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vill du arbeta nära högspecialiserad vård och bidra till en välfungerande administration som gör verklig skillnad för patienter från hela landet? Trivs du i en varierad och ansvarsfull roll där struktur, samarbete och utveckling står i fokus? Då kan detta vara tjänsten för dig.

Du erbjuds

• en arbetsmiljö präglad av samarbete, engagemang och hög kompetens
• ett stimulerande och utvecklande arbete i en samhällsviktig verksamhet
• stora möjligheter till kunskapsutbyte och kompetensutveckling
• en central och varierad roll med många kontaktytor inom verksamheten.
• Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig.

Om tjänsten

I verksamhetsområde Vårdadministration samlas sjukhusets vårdadministrativa resurser inom Stab Produktion. Verksamheten består av drygt 600 medicinska sekreterare, administratörer och chefsassistenter som tillsammans ansvarar för att den dagliga administrativa verksamheten fungerar effektivt över hela sjukhuset.

Vi söker nu en chefsassistent/administratör till Tema Cancer, Medicinsk Enhet Bäckencancer i Solna. Medicinsk enhet Bäckencancer är temats största enhet med cirka 450 medarbetare. Här utreds och behandlas maligna sjukdomar i urinvägar, manliga och kvinnliga könsorgan samt tarm. Även benigna urologiska sjukdomar behandlas inom verksamheten.

Som chefsassistent/administratör har du en central och varierad roll där du arbetar nära sektionschefer och fungerar som ett kvalificerat administrativt stöd i den dagliga verksamheten. Rollen innebär stort eget ansvar och ställer höga krav på struktur, självständighet och förmåga att prioritera.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter består bland annat av att:

• koordinera och planera möten
• ta fram presentationsmaterial
• arbeta med personaladministration, IT-relaterade frågor och avtalshantering
• ansvara för dokument- och ärendehantering inklusive diarieföring
• bidra till intern och extern kommunikation samt utveckling av administrativa rutiner
• arbeta proaktivt för att skapa struktur, tydlighet och effektiva administrativa processer.

Rollen kräver hög integritet och ett professionellt förhållningssätt i hantering av känslig information.

Verksamheten befinner sig i en utvecklingsfas där digitala verktyg och AI-baserade stöd successivt utforskas för att effektivisera administrativa processer och skapa bättre struktur i informationsflöden. Vi ser digital utveckling som ett stöd i arbetet och värdesätter medarbetare som är öppna för nya arbetssätt och vill bidra till en hållbar administrativ vardag.

Vi söker dig som

• arbetar strukturerat och har förmåga att planera, prioritera och koordinera flera parallella arbetsuppgifter
• är flexibel och kan anpassa dig när förutsättningar och prioriteringar förändras
• kommunicerar tydligt, professionellt och anpassar din kommunikation efter mottagare och situation
• har personlig mognad och ett professionellt förhållningssätt i hantering av känslig information
• arbetar självständigt och tar ansvar för att driva det administrativa arbetet framåt.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Kvalifikationer

Krav:

• relevant utbildning för uppdraget som arbetsgivaren bedömer lämplig, lägst gymnasiekompetens
• erfarenhet av arbete som chefsassistent eller annan liknande kvalificerad administrativ roll
• mycket goda kunskaper i Microsoft 365 samt vana av att arbeta i olika IT-system
• mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift

Om rekryteringsprocessen

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

I samband med din ansökan behöver du bifoga CV. Istället för ett personligt brev ber vi dig besvara urvalsfrågor samt kort motivera varför du passar för rollen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!