Som kvalificerad assistent till Hälso‑ och sjukvårdsdirektören har du en central roll i att ge kvalificerat administrativt stöd och säkerställa effektiv planering och dokumenthantering. Vill du arbeta i en nyckelroll med stort ansvar och nära samarbete i en komplex och dynamisk verksamhet? Då kan detta vara rätt uppdrag för dig?

Om tjänsten

I rollen som Hälso- och sjukvårdsdirektörens (HDs) assistent ansvarar du för det administrativa stödet till HD och HDs Stab. Det innebär bland annat att vara behjälplig med planering av och förberedelser inför möten och att vara en nyckelperson i att säkerställa flödet i hanteringen av olika typer av dokument och beslut. Rollen innebär att både arbeta självständigt och nära tillsammans med övriga kollegor.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Koordinera och organisera HDs kalender samt hantera HDs korrespondens via mejl, post och telefon.
• Tillsammans med ledningssamordnare koordinera politiska möten och kallelser.
• Ansvara för administrativt stöd till Hälso- och sjukvårdsförvaltningens ledningsgrupp i form av mötesbokning, utskick agenda samt planering av planeringsdagar/konferenser, etc.
• Förbereda presentationsmaterial.
• Protokollföring/minnesanteckningar.
• Dokumenthantering av t. ex delegations- och verkställighetsbeslut.
• Personal- och ekonomiadministration.
• Bistå med expertis och kunskapsstöd gällande vanliga administrativa system som t ex Raindance, Officepaketet och Heroma.
• Aktivt förbättra och effektivisera administrativa rutiner.

Vem är du?

Vi söker en erfaren administratör med flerårig vana från kvalificerade administrativa roller, gärna inom offentlig verksamhet. Du har minst gymnasieutbildning, är mycket trygg i att ta fram PowerPoint‑presentationer, sammanställa beslutsunderlag och hantera formella beslut. Rollen ställer höga krav på god svenska samt förmåga att uttrycka dig tydligt, korrekt och professionellt i både tal och skrift. Du har mycket goda kunskaper i administrativa system och digitala verktyg, såsom Officepaketet, Outlook och Teams, och har lätt för att snabbt sätta dig in i nya system för personal‑ och ekonomiadministration.

Som person är du strukturerad och välorganiserad, med god planeringsförmåga och ett proaktivt arbetssätt. Du är kommunikativ och har en stark samarbetsförmåga samt lätt för att bygga och upprätthålla goda relationer med olika intressenter. Du är även en skicklig problemlösare och har förmåga att hantera en komplex och föränderlig kalender.

Arbetet kräver att du är fysiskt på plats på kontoret och att du kan vara flexibel i hur du disponerar din arbetstid i dialog med HD. Arbetsbelastningen kan periodvis vara hög vilket ställer krav på stresstålighet och prioriteringsförmåga.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Vårt erbjudande

Vi har kollektivavtal och med det följer kollektivavtalade försäkringar, tjänstepension och möjlighet till löneväxling. För att du ska kunna ta ansvar för din hälsa erbjuder vi friskvårdstimme och friskvårdsbidrag samt subventionerad sjukvård i form av kostnadsfri öppensjukvård. Flexibel arbetstid och möjlighet till att arbeta hemifrån har vi för att underlätta för dig att få ihop vardagen. Här kan du läsa mer om förmånerna i vårt kollektivavtal.

Vi sitter i ljusa och trevliga lokaler på Lindhagensgatan på västra Kungsholmen. Hit tar du dig enkelt med kollektivtrafiken.

Om rekryteringsprocessen 

Tester kan förekomma i rekryteringsprocessen. Vi använder oss av Assessios tester MAP och Matrigma. MAP är ett personlighetstest och Matrigma är ett problemlösningstest som båda bygger på arbetspsykologisk forskning. Testerna används som ett komplement till dina erfarenheter och kompetenser.

Ansökan

Låter det här som något för dig ser vi gärna att du söker så snart som möjligt. För en komplett ansökan ska du bifoga ditt CV. När du ansöker kommer du att få besvara ett antal frågor som ersätter det personliga brevet.

Har du frågor är du välkommen att kontakta Hälso- och sjukvårdsdirektören Anders Ahlsson, anders.ahlsson@regionstockholm.se,

Varmt välkommen med din ansökan!