Temachefsassistent till Tema Akut- och Reparativ medicin - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vill du arbeta i en kvalificerad och central roll där du bidrar till en av Sveriges mest komplexa och högspecialiserade vårdmiljöer? Verksamhetsområde (VO) Vårdadministration på Karolinska Universitetssjukhuset söker nu en temachefsassistent till Tema Akut och Reparativ medicin och behöver nu en nyckelperson som genom administrativ skicklighet, struktur och service bidrar till verksamhetens framgång. Välkommen med din ansökan!

Du erbjuds

• en roll nära temachef och ledningsgrupp där du får stort inflytande över det dagliga arbetet
• ett varierat och utvecklande arbete med både operativa och mer strategiska uppgifter
• möjlighet att driva egna projekt och bidra till utveckling av arbetssätt och processer
• en arbetsmiljö präglad av samarbete, engagemang och hög kompetens
• goda möjligheter till kompetensutveckling och erfarenhet inom en komplex och samhällsviktig verksamhet.     

Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig.

Om tjänsten

VO Vårdadministration är en central funktion på Karolinska Universitetssjukhuset och samlar sjukhusets vårdadministrativa kompetens inom Stab Produktion. Med cirka 640 medicinska sekreterare, administratörer och chefsassistenter säkerställer verksamheten att vårddokumentation, diagnos- och åtgärdsregistrering, fakturering och övrig administrativ service håller hög kvalitet och ger förutsättningar för en modern, tillgänglig och värdeskapande vård. 

Tema ARM består av cirka 1750 medarbetare inom sex medicinska enheter och tre omvårdnadsenheter och fokuserar på såväl akutsjukvård och det kompletta omhändertagandet för den akut sjuke patienten som att driva och utveckla de högspecialiserade uppdragen för Karolinska inom ovan beskrivna områden. Verksamheten bedrivs vid Karolinska Huddinge och Solna, samt Danderyd och Rosenlund med en budget på 4 miljarder kronor. Läs gärna mer om oss här.

Som temachefsassistent arbetar du nära temachef, operativ chef och ledningsgrupp och utgör ett kvalificerat administrativt stöd i hela den dagliga verksamheten. Rollen är bred, varierad och kräver god förmåga att skapa struktur, hantera flera parallella arbetsuppgifter och självständigt driva projekt och administrativa processer framåt. 

Arbetsuppgifterna innefattar bland annat att:

• koordinera och planera dagliga och framtida möten, såsom ledningsgruppsmöten, samverkansforum och andra relevanta sammanhang
• ta fram presentationsmaterial, upprätta kommunikationsplaner samt ansvara för mötesprotokoll
• aktivt och självständigt bidra till intern och extern kommunikation samt säkerställa synlighet i digitala kanaler såsom webb och sociala medier
• arbeta med personaladministration, IT-relaterade frågor samt upprätta och tolka olika typer av avtal
• koordinera, delta i och leda projekt samt stödja uppföljning av aktiviteter och resultat
• ansvara för dokument- och ärendehantering, inklusive diarieföring
• utveckla och effektivisera administrativa rutiner samt sprida goda arbetssätt inom organisationen
• arbeta proaktivt för att skapa struktur, tydlighet och effektivitet i administrativa processer.

Rollen kräver hög integritet och god förmåga att agera inom det mandat som ges av temachef. Sekretess och korrekt hantering av känslig information är en självklar del av uppdraget. Tjänstgöringen är i huvudsak placerad fysiskt på plats i Solna och Huddinge.

Vi söker dig som

• har en god problemlösande analysförmåga och kan identifiera behov samt ta fram effektiva och genomtänkta lösningar
• är relationsskapande och har lätt för att bygga förtroende samt samarbeta med olika funktioner och nivåer i organisationen
• är serviceinriktad och trivs i en roll där du stöttar andra med ett professionellt och lösningsorienterat förhållningssätt
• är självgående och tar stort ansvar för dina arbetsuppgifter samt driver processer framåt på ett strukturerat sätt
• är strukturerad och har en god förmåga att planera, prioritera och organisera ditt arbete även i en dynamisk miljö.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet för rollen.   

Kvalifikationer

Krav:

• För tjänsten relevant högskoleutbildning eller motsvarande arbetslivserfarenhet
• Tidigare erfarenhet av arbete som chefsassistent på en högre nivå
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift
• Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 och vana av att arbeta i olika IT-system
• Erfarenhet av projektstöd, tidsplanering, kommunikation och personaladministration

Meriterande:

• Erfarenhet av administrativa rutiner inom Region Stockholm.

Om rekryteringsprocessen

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

I vår rekryteringsprocess kan vi komma att använda oss av Assessios tester MAP och Matrigma. MAP är ett personlighetstest och Matrigma är ett icke-verbalt begåvningstest och båda bygger på arbetspsykologisk forskning. Testerna används som ett komplement till dina erfarenheter och kompetenser och syftet är att göra vår urvalsprocess kvalitetssäker och transparent.

I samband med din ansökan behöver du bifoga CV. Istället för ett personligt brev ber vi dig besvara urvalsfrågor samt kort motivera varför du passar för rollen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!