Tycker du om att arbeta i en organisation som är i ständig förändring med högt tempo och dessutom brinner för ordning och reda, service och ha trevliga arbetskamrater? Tycker du dessutom om att arbeta som administrativt stöd kopplat till områdena kris- och katastrofmedicinsk beredskap och säkerhet. Då kan du vara den vi söker till denna tjänst.

Om oss

Hälso- och sjukvårdsförvaltningen ansvarar för att befolkningen i Stockholms län har tillgång till en effektiv och säker hälso- och sjukvård samt tandvård. Det innebär beställning och uppföljning av hälso- och sjukvården, men också kunskapsstöd genom olika vårdprogram, riktlinjer och e-hälsotjänster.

Enheten för Katastrofmedicinsk beredskap (EKMB) är en enhet inom Region Stockholm som ansvarar för den katastrofmedicinska beredskapen samt HSF säkerhetsfunktion. Vårt viktigaste uppdrag är att stödja HSN och hälso-sjukvårdsdirektören i uppgiften att leda, styra och samordna Hälso- och sjukvårdsförvaltningens (HSF) och regionens hälso- och sjukvårds strategiska arbete gällande katastrofmedicinsk beredskap, krisberedskap och uppbyggnad av civilt försvar. Enheten innehåller även säkerhetsfunktionen för HSF. 

Om tjänsten

Som erfaren administratör/handläggare kommer du arbeta nära och stödja enhetschefen samt vara ett administrativt stöd till medarbetarna. Du ska vara spindeln i nätet och självständigt kunna ansvara för att planera, utveckla, stödja och hantera administrativa arbetsuppgifter.  

Exempel på arbetsuppgifter:

• Koordinera, organisera och hantera kalenderbokningar samt möteshantering (bokningar, inbjudningar, praktiska frågor, mötesanteckningar)
• Sammanställa rapporter och samla in data samt följa upp planer och aktiviteter
• Hjälpa till i hantering av remisser och ärenden till den politiska organisationen
• Ärendehantering
• Ta fram informationstexter och Powerpoints inkl. grafer
• Publicera på intranätet
• Hantera fakturor, tidrapporter, resekostnader och liknande
• Hantera schemaläggning för olika beredskapsfunktioner
• Hjälpa till med avtal
• Arbeta i stabsfunktion S4 i Regional särskild sjukvårdsledning
• Utbildningsadministration

Vidare kommer du att samverka intern med övriga administratörer inom förvaltningen, övriga förvaltningar och bolag inom Region Stockholm samt extern med andra myndigheter. Du har därför lätt att skapa och utveckla relationer hos både individ och grupp.

Vem är du?

Vi söker dig som är strukturerad, driven, förtroendeingivande, pragmatisk, serviceinriktad och glad person. Du gillar att hantera flera bollar samtidigt och har lätt att prioritera mellan olika arbetsuppgifter och omprioritera vid behov. Har en säkerhetsmedvetenhet och du får gärna vara lite tekniskt lagd. Du är även utåtriktad, lyhörd och initiativrik och kan arbeta såväl självständigt som i grupp. Vi tror att du har en god analytisk och pedagogisk förmåga och trivs med att vara spindeln i nätet. Arbetet kräver en hög stresstålighet.

För att lyckas i rollen ser vi att du har:

Krav

• Minst gymnasial kompetens, gärna från Handels- och administrationsprogrammet. Motsvarande utbildning från folkhögskola eller Komvux går också bra. Har du en eftergymnasial utbildning är det meriterande.
• Arbetat med mer avancerade administrativa uppgifter och stöttat och hjälpt chef tidigare
• God kunskap och erfarenhet av att använda MS Office program (Word, Excel, PowerPoint och Outlook)
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift i både engelska och svenska
• Deltagit i projekt och förändringsarbete
• Lätt för att lära dig nya administrativa system och kunna förmedla till andra hur systemen fungerar
• Svenskt medborgarskap
• Körkort, lägst klass B

Meriterande

• Kunskap och erfarenhet av projektledning
• Kunskaper inom krisberedskapsområdet, såsom lagstiftning och standarder, samt erfarenhet från politiskt styrda organisationer
• Kunskap och erfarenhet av personalhanteringssystem, faktureringssystem samt ärendehanteringssystem.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vårt erbjudande

Vi har kollektivavtal och med det följer kollektivavtalade försäkringar, tjänstepension och möjlighet till löneväxling. För att du ska kunna ta ansvar för din hälsa erbjuder vi friskvårdstimme och friskvårdsbidrag samt subventionerad sjukvård i form av kostnadsfri öppensjukvård. Flexibel. Som medarbetare hos oss har också parkeringsmöjlighet till reducerad avgift samt om arbetet tillåter möjlighet att arbeta på distans till viss del.

Här kan du läsa mer om förmånerna i vårt kollektivavtal.

Om rekryteringsprocessen 

Tjänsten är placerad i säkerhetsklass. Det innebär att säkerhetsprövning och registerkontroll kommer att genomföras i enlighet med bestämmelser i säkerhetsskyddslagen. Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetande. Du ingår i staben för regional särskild sjukvårdsledning, RSSL och eventuellt i annan krisledningsstab där obekväm arbetstid kan förekomma.

Ansökan

Låter det här som något för dig ser vi gärna att du söker så snart som möjligt. För en komplett ansökan ska du bifoga ditt CV och personligt brev.  När du ansöker kommer du att få besvara ett antal frågor.

Har du frågor är du välkommen att kontakta rekryterande chef:

Jessica Vinberg, telf:070 - 240 93 44, mejl: jessica.vinberg@regionstockholm.se

Arbetsgivaren tillämpar provtjänstgöring i 6 mån.

Välkommen med din ansökan!