Verksamhetschefsassistent till Karolinska Universitetssjukhuset

Är du en erfaren chefsassistent som trivs i en proaktiv och strukturerad roll där kvalitet, service och samordning står i fokus? Vi söker nu en verksamhetschefsassistent till den medicinska enheten för radiologi på Karolinska Universitetssjukhuset. I rollen får du en central funktion som administrativt stöd till verksamhetschefen i en komplex verksamhet. Varmt välkommen med din ansökan!

Du erbjuds

• en utvecklande roll i en dynamisk verksamhet med många kontaktytor
• en nyckelroll med stort inflytande över den medicinska enhetens administrativa utveckling, i nära samarbete med verksamhetschefen
• kollegialt stöd från andra chefsassistenter inom funktionen
• omväxlande arbetsdagar med skiftande arbetsuppgifter och kontaktytor inom och utanför funktionen.

Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig.

Om tjänsten

Radiologin på Karolinska är uppdelad i fyra medicinska enheter som idag leds av en gemensam verksamhetschef. Verksamheten bedrivs både i Huddinge och Solna och präglas av ett högt tempo, många kontaktytor och ett nära samarbete mellan olika funktioner.

I rollen som verksamhetschefsassistent har du en central och varierad funktion där du arbetar nära verksamhetschefen och fungerar som ett övergripande administrativt och koordinerande stöd. Du ansvarar för att samordna, dokumentera och följa upp möten samt säkerställa att rätt underlag finns på plats. 

Arbetsuppgifterna innefattar bland annat:

• koordinering och planering av ledningsmöten, samverkansmöten, FoUU-möten och andra sammankomster
• framtagande av kallelser och presentationsmaterial, samt protokollföring vid olika typer av möten
• koordinering, deltagande och drivande av olika projekt
• administration och utveckling av interna och externa nyhetsbrev samt webbsidor i samarbete med andra webbredaktörer
• e-post- och kalenderhantering för verksamhetschefen
• personaladministration i Heroma
• ekonomi- och inköpsadministration samt hantering av fakturor
• hantering av avtal, beställningar samt konferens- och resebokningar
• IT-administration såsom beställning av behörigheter, system och utrustning.

Rollen innebär att hantera många parallella arbetsuppgifter samt att vid behov bistå verksamheten med administrativt stöd.

Vi söker dig som

• trivs med att arbeta självständigt, tar egna initiativ och har förmåga att hitta lösningar på komplexa frågeställningar
• har ett flexibelt och anpassningsbart förhållningssätt och trivs i en roll med varierande tempo
• är proaktiv, håller deadlines med hög servicekänsla och är lyhörd för verksamhetens behov
• har hög integritet, är ansvarstagande och drivs av att leverera arbete med kvalitet
• har en professionell framtoning, god social kompetens och trivs med att ge det lilla extra i service.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet för rollen.

Kvalifikationer

Krav:

• Gymnasieutbildning
• Dokumenterad erfarenhet av att ge administrativt stöd till chefer på högre ledningsnivå
• Mycket goda kunskaper i MS Office, särskilt Word, Excel, PowerPoint och Outlook
• Tidigare erfarenhet av personaladministration 
• Mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska samt goda kunskaper i engelska

Meriterande:

• Erfarenhet av arbete med FOUU-frågor
• Erfarenhet från liknande administrativt arbete inom hälso- och sjukvården
• För tjänsten relevant utbildning, exempelvis medicinsk sekreterare eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer lämplig
• Erfarenhet av förbättringsarbete i projektform
• Vana att arbeta i administrativa system såsom Heroma, Clockwork och Raindance.

Om rekryteringsprocessen

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

I samband med din ansökan behöver du bifoga CV. Istället för ett personligt brev ber vi dig besvara urvalsfrågor samt kort motivera varför du passar för rollen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!