Chefsstöd/chefsassistent till VO Vårdadministration med placering inom Kvinnohälsa

Är du organiserad, driven och gillar att ligga steget före? Har du erfarenhet av administration och gillar att hantera flera uppgifter samtidigt? Då är du rätt person för vår tjänst som verksamhetschefsassistent!

Du erbjuds

• ett stimulerande och omväxlande arbete där du får möjlighet till individuell kompetensutveckling
• ett nära samarbete med andra yrkesgrupper och chefsstöd inom vårdadministrationen 
• en positiv och stöttande arbetsmiljö där trivsel och gemenskap är viktigt.

Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig.

Om tjänsten

I Verksamhetsområde (VO) Vårdadministration, samlar vi sjukhusets alla vårdadministrativa resurser under Stab Produktion. Vår verksamhet består av cirka 600 medicinska sekreterare, administratörer, handläggare och chefsassistenter som jobbar mot våra olika teman inom sjukhuset.

Vi söker nu en driven och engagerad chefsassistent som vill vara med och göra skillnad. Du kommer att stödja våra verksamhetschefer inom medicinska enheten (ME) och omvårdnadsområdet (OO) Graviditet och Förlossning som tillhör Tema Kvinnohälsa och Hälsoprofessioner.

ME/OO Graviditet och Förlossning omfattar all graviditets-, förlossnings-samt fostermedicinsk vård inom Karolinska Universitetssjukhuset både i Huddinge och Solna. Verksamheten omfattar normal och högspecialiserad obstetrik och har ett Rikssjukvårdsuppdrag inom fosterterapi. Här kan du läsa mer om verksamheten.

Som verksamhetschefsassistent kommer du att arbeta självständigt och proaktivt och är den som har övergripande koll på vad som händer och det som behöver utföras, så att inget faller mellan stolarna. Det gäller att ligga steget före för att stödja cheferna. Du kommer även att ha nära samarbete med övriga chefsstöd inom Kvinnohälsa och din placering kommer vara både i Solna och i Huddinge.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat ansvar för att:

• vara ett övergripande stöd till verksamhetscheferna
• koordinera, planera, upprätta agendor och vara administrativt stöd vid ledningsmöten och vid facklig samverkan
• mötesbokningar/kalenderhantering/mailadministration
• föra mötesprotokoll, följa upp beslut och åtgärder
• framställa beslutsunderlag, presentationsmaterial, samt vid behov sammanställa rapporter
• administrera patientsäkerhetsärenden och klagomål
• vara webbredaktör för den interna och den externa hemsidan
• hantera fakturor och beställningar
• ordna med och hantera avtal
• administrera personalrapportering i Heroma
• dokumenthanteringsadministratör i Centuri
• Ek-administratör (elektroniska telefonkatalogen)

Vi söker dig som

• har förmågan att organisera, planera och prioritera arbetsuppgifter på ett effektivt sätt, både dina egna och andras. Du sätter upp och håller tidsramar.
• har lätt för att anpassa dig i en miljö som präglas av ständig utveckling, du kan snabbt ändra synsätt och förhållningssätt samt se möjligheter i förändringar.
• tar initiativ, kan jobba självständigt och startar upp aktiviteter och levererar i tid samt uppnår resultat.
• är kommunikativ både i tal och skrift, och brinner för att underlätta administrativa flöden.
• är lugn, lyhörd, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har intresse, vilja och en förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar.
• är professionell, har en god samarbetsförmåga och bidrar till en positiv arbetsmiljö där våra gemensamma värderingar, ansvar, medmänsklighet och helhetssyn, genomsyrar allt du gör.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Kvalifikationer

Krav:

• Medicinsk sekreterare-/Vårdadministratörsutbildning
• Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
• God planering och administrativ förmåga.

Meriterande:

• Tidigare erfarenhet av arbete som chefsassistent/chefsstöd eller likvärdigt arbete.
• Goda IT-kunskaper

Om rekryteringsprocessen

Urval och intervjuer sker fortlöpande under ansökningstiden och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!