Kvalificerad administratör till CES SLSO

 Vi söker en kvalificerad administratör till enheten för Verksamhetsstöd och utveckling (VU). 
 
Centrum för epidemiologi och samhällsmedicin (CES) bidrar till en god och jämlik hälsa för befolkningen i Stockholms län genom kunskapsutveckling och kunskapsspridning. Vi bedriver folkhälsovetenskaplig forskning och utbildning samt strategiskt folkhälsoarbete.
CES har cirka 85 medarbetare. Hos oss arbetar du nära akademin och våra lokaler ligger vid Torsplan i Stockholm. 

Om tjänsten 
Du kommer tillhöra enheten för Verksamhetsstöd och utveckling och arbeta tillsammans med två administratörer. Enhetens uppdrag är att stödja chefer och medarbetare inom verksamheten samt effektivisera och utveckla befintliga rutiner och processer.

Vi behöver förstärka VU med kompetens inom:
* Avtalshantering, registrering och diarieföring
* Beslutshantering
* Arkiv- och gallringsfrågor
* Juridiska frågor såsom GDPR 
* Inköp och upphandling

Du kommer även att arbeta med:
* Registrering och bevakning i HR-systemet Heroma (lönehantering mm)
* Kund- och leverantörsfakturor i ekonomisystemet Raindance

Arbetet omfattar kvalificerade administrativa uppgifter och är omväxlande. Dock är en del av arbetsuppgifterna enkla, dagliga, rutinartade uppgifter såsom att handla till möten och  utbildningar, iordningsställa konferensrum, boka lokaler, göra felanmälan, hantera skåpsnycklar, utfärda e-tjänstekort, hantera daglig post, hjälpa till med utskick av post och försändelser, boka resor och hotel, skriva utvärderingsresultat av utbildningar i excel/word, introduktion av nyanställda, svara och utreda frågor som kommer till verksamhetsstöds inkorg. 

 
Om dig 
Kvalifikationer 
Vi söker dig som har gymnasial utbildning eller högskole-/universitetsutbildning och minst två till tre års tidigare dokumenterad erfarenhet inom offentlig administration, eller annan flerårig erfarenhet som vi bedömer som likvärdig.
Vi vill att du har erfarenhet från avtalshantering, diarieföring, beslutshantering, arkiv- och gallringsfrågor, juridiska frågor såsom GDPR samt inköp och upphandling samt att du har arbetat med kund- och leverantörsfakturor i ekonomisystemet Raindance samt har goda kunskaper i HR- systemet Heroma.  

Vi vill även att du har goda kunskaper i svenska och engelska språket, både muntligt och skriftligt, samt mycket goda kunskaper i Office-paketet.  

 
Dina personliga egenskaper 
Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Du behöver ha lätt att ställa om mellan olika arbetsuppgifter, vara ansvarstagande och noggrann och alltid ha verksamhetens behov som ledstjärna. Självklart är du tillmötesgående, flexibel och tycker om att hjälpa till. 

Arbetet innebär mycket kontakt med chefer, medarbetare och personer utanför organisationen, varför det är viktigt att kunna kommunicera, vägleda och instruera på ett pedagogiskt sätt. Du trivs med att arbeta i grupp, och du har ett inkluderande förhållningssätt och ett gott, trevligt och professionellt bemötande. 

Meriterande är om du tidigare har arbetat med juridik, IT, HR och systemet Stödet (systemstöd för verksamhetsplanering och uppföljning).

 
Anställningsform 
Heltid, tillsvidare. Provanställning på 6 månader kan komma att tillämpas.
Tillträde snarast eller enligt överenskommelse.

 
Upplysningar om tjänsten lämnas av 
Eraslan Örgün enhetschef, tfn 08-123 371 44 
 
Fackliga företrädare 
Vision Ola Tellner, tfn 08-123 404 81 
SACO Janne Virtanen, tfn 08-123 475 29


Övrig information 
SLSO skapar goda förutsättningar för att du som medarbetare ska utvecklas och bli riktigt bra inom din profession. Som medarbetare har du förmåner såsom fri sjukvård upp till högkostnadsskyddet, extra ersättning vid föräldraledighet, avtalspension samt försäkringar. Vi tillämpar även friskvårdstimme och har 5 000 kr i friskvårdsbidrag per kalenderår. 
 
Vi kommer att gå igenom ansökningar löpande och kalla till intervju innan sista ansökningsdag.