Chefsassistent till Medicinsk enhet Perioperativ medicin

Vill du arbeta brett med administrativa uppgifter och har en god känsla för service samt intresse för att utveckla samt förbättra administrativt stöd inom sjukvården? Då ska du läsa vidare. Vi söker nämligen en chefsassistent till Funktion PMI. Varmt välkommen med din ansökan!

Du erbjuds

• en viktig roll i sjukhusets uppdrag att leverera högkvalitativ och innovativ vård där vi på PMI bidrar med högspecialiserad kompetens för dagens och morgondagens patienter
• möjlighet till ett stimulerande och omväxlande arbete där du ingår i ett team med kompetenta kollegor där alla tar gemensamt ansvar för den dagliga administrationen
• upp till 5000 kr i friskvårdsbidrag, alternativt friskvårdstimme med 3500 kr i friskvårdsbidrag

Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig.

Om tjänsten

Funktion Perioperativ medicin och intensivvård (PMI) är Karolinska Universitetssjukhusets samlade organisation för anestesi, operation, pre- och postoperativ vård samt intensivvård för vuxna. Medicinsk enhet (ME) Perioperativ medicin Huddinge är en verksamhet med cirka 350 medarbetare i anestesi- och operationsverksamhet samt pre- och postoperativ vård. Läs mer om oss här!

Som chefsassistent har du helhetsansvar för administration, planering och genomförande av aktiviteter inom verksamheten. Du har övergripande koll på nuläget, vet vad som är på gång och ser till att inget faller mellan stolarna. I rollen arbetar du självständigt och proaktivt med bland annat mötesplanering, kalenderhantering, rapportering i olika system, korrespondens, presentationsmaterial, beställningar, resebokningar, fakturahantering, uppföljning och ärendehantering. Du assisterar sektionschefer och vårdenhetschef i deras administrativa arbete samt är "ansiktet utåt" vid bokningar och telefonkontakter.

Exempel på arbetsuppgifter:

• samordna olika former av möten och planeringsdagar samt arrangera möten av social form såsom avtackning och uppvaktning
• skriva mötesprotokoll och minnesanteckningar
• driva samarbeten och projekt på uppdrag av chefer.
• ansvara för kommunikation via nyhetsbrev samt interna och externa hemsidor
• dokumenthantering av diarieförda ärenden och styrande dokument

Du ingår i ett gemensamt nätverk bestående av andra chefsassistenter inom PMI i syfte att främja samarbete och öppna upp för utbyte av erfarenheter. Utöver detta anpassas uppdraget efter verksamhetens behov.

Vi söker dig som

• trivs i en administrativ serviceroll, du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående med intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra samt anstränger dig för att leverera lösningar med kvalitet
• tar ansvar för din uppgift och själv strukturerar ditt angreppssätt samt driver processer vidare
• är prestigelös med ett öppet och lösningsorienterat förhållningssätt, där du ser möjligheter i förändringar och kan prioritera och fokusera även under snabbt förändrade omständigheter
• har lätt för att samarbeta och tror på samverkan mellan olika yrkesgrupper och kompetenser för att nå längre och uppnå bättre resultat, du bemöter människor lyhört och inkluderande med en fallenhet för att bygga och vårda relationer
• arbetar självständigt och tar egna initiativ, du är nyfiken och tycker att det är spännande att vara med och utveckla samt påverka framtidens arbetsuppgifter inom din yrkesroll

Tjänsten kräver stor flexibilitet och en vilja att utveckla och förändra arbetssätt efter verksamhetens behov. Vi ser det som en självklarhet att du delar våra värderingar: ansvar, medmänsklighet och helhetssyn.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Kvalifikationer

Krav:

• gymnasieexamen eller annan relevant utbildning
• erfarenhet av administrativt arbete i liknande roll
• goda språkkunskaper i svenska, både tal och skrift
• goda kunskaper i Microsoft Office
• goda digitala kunskaper

Meriterande:

• tidigare erfarenhet av arbete som chefsstöd inom hälso- och sjukvård eller likvärdigt arbete på samma nivå
• goda kunskaper i faktura- och inköpssystemen; Raindance och Clock Work
• goda kunskaper i webbverktyget Episerver
• goda kunskaper i lön- och schemaplaneringssystemet Heroma
• goda kunskaper i dokumenthanteringssystemet Centuri
• utbildningsbakgrund som medicinsk sekreterare
• erfarenhet av att arbeta i en serviceorienterad roll
• erfarenhet av ledarskap och arbete som chef
• erfarenhet av att driva utvecklings- och förändringsarbete
• ledarskapsutbildning

Om rekryteringsprocessen

Urval och intervjuer kommer att påbörjas efter sista ansökningsdag.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!