Medicinsk sekreterare med uppdrag som chefsstöd

Är du medicinsk sekreterare och trivs i en roll där du får kombinera vårdadministration med kvalificerat chefsstöd? Vill du arbeta i en verksamhet med många kontaktytor där du bidrar till att skapa struktur, ge service och utveckla administrativa arbetssätt? Då kan det här vara tjänsten för dig.

Du erbjuds

• ett stimulerande och omväxlande arbete med stort eget ansvar
• möjlighet att samarbeta med många olika yrkesgrupper inom sjukhuset
• goda möjligheter till utveckling inom verksamhetsområdet
• flextid, generöst friskvårdårdsbidrag och kostnadsfritt gym.   

Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig.

Om tjänsten

Verksamhetsområde Vårdadministration samlar sjukhusets vårdadministrativa resurser inom Stab Produktion. Här arbetar omkring 600 medicinska sekreterare, administratörer och chefsassistenter tillsammans för att säkerställa en välfungerande administrativ verksamhet och bidra till utvecklingen av sjukhusets administrativa processer.

Tjänsten är placerad vid Medicinsk enhet Endokrinologi i Solna, där vi utreder och behandlar patienter med endokrina sjukdomar. Verksamheten bedriver högspecialiserad vård inom bland annat diabetes, sköldkörtelsjukdomar samt sjukdomar i hypofys och binjurar. Ett av våra profilområden är diagnostik och behandling av sällsynta endokrina sjukdomar, där vården bedrivs i nära samverkan med forskning, utbildning, klinisk genetik, Karolinska Universitetslaboratoriet och SciLifeLab.

I rollen som medicinsk sekreterare med uppdrag som chefsstöd är du ett viktigt administrativt stöd till verksamhetens sektionschef med ansvar för cirka 25 läkare. Du ansvarar bland annat för personaladministration i Heroma/Tessa, hantering av dokumentation och administrativa ärenden samt planering och samordning av möten. I uppdraget ingår även att föra minnesanteckningar och protokoll samt hantera IT-relaterade frågor, avtal och ekonomiadministration.

På sikt kan rollen även omfatta ansvar för verksamhetens interna webbsidor samt utveckling och effektivisering av administrativa rutiner. Journalskrivning ingår också som en del av tjänsten.

Vi söker dig som

• är självgående och tar ansvar för ditt uppdrag genom att självständigt planera, prioritera och driva ditt arbete framåt
• arbetar strukturerat och har förmåga att organisera flera parallella arbetsuppgifter samtidigt som du håller deadlines och följer upp det du påbörjat
• är serviceinriktad och trivs i en stödjande roll där du ger ett professionellt bemötande och skapar god service för chef, kollegor och verksamhet
• har god helhetssyn och ser hur ditt arbete bidrar till verksamhetens mål och en välfungerande administration
• är mål- och resultatorienterad och arbetar fokuserat för att slutföra uppgifter med hög kvalitet även när tempot är högt
• har god problemlösande analysförmåga och kan identifiera behov, analysera olika alternativ och hitta praktiska lösningar i det dagliga arbetet.

Stor vikt läggs på personlig lämplighet.

Kvalifikationer

Krav:

• utbildning i hälso- och sjukvårdsadministration, medicinsk sekreterar-/vårdadministratörsutbildning motsvarande minst 80 KY-poäng/400 YH-poäng eller eftergymnasial utbildning till läkarsekreterare/medicinsk sekreterare
• dokumenterad grundutbildning i sjukdomsklassificering
• goda kunskaper i medicinsk terminologi
• mycket god IT-vana i Windows-miljö, exempelvis Office 365
• mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift.

Meriterande:

• tidigare erfarenhet av uppdrag som chefsstöd eller motsvarande inom Karolinska Universitetssjukhuset
• kunskap om eller erfarenhet av personaladministration, gärna i Region Stockholms system såsom Heroma, Clockwork, Raindance och EK
• utbildning i Handledning inom verksamhetsintegrerat lärande (VIL)
• god kännedom om och erfarenhet av journalsystemet TakeCare
• erfarenhet av förbättringsarbete och/eller projektledning.

Om rekryteringsprocessen

Ansökningstiden för denna tjänst infaller under semesterperioden. Återkoppling i rekryteringsprocessen kan därför i vissa fall ta något längre tid än vanligt.

I samband med din ansökan behöver du bifoga CV. Istället för ett personligt brev ber vi dig besvara urvalsfrågor samt kort motivera varför du passar för rollen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!