Administratör till intensivvården i Solna, Karolinska Universitetssjukhuset - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Intensivvården på Karolinska är unik i sitt slag och här vårdas intensivvårdspatienter som inte kan vårdas någon annanstans i Sverige. 

Är du en vass administratör som vill arbeta i navet på vår spännande och utvecklande arbetsplats där du bidrar till att göra skillnad? Läs vidare, det kan vara dig vi söker!  

Du erbjuds

• ett mångfacetterat uppdrag där du får vara en nyckelspelare i Sveriges största intensivvårdsorganisation som även omfattar thoraxoperation och högspecialiserad smärtvård. 
• en viktig funktion i att det administrativa arbetet vid en intensivvårdsavdelning är effektivt och du har utöver ditt huvudsakliga arbete i Solna även möjlighet att delta i övergripande projekt tillsammans med dina administrativa kollegor inom den medicinska enheten Intensivvård och Thoraxoperation.  

Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig.

Om tjänsten

Intensivvården i Solna utgör en del av den medicinska enheten Intensivvård och Thoraxoperation inom Funktion Perioperativ Medicin och Intensivvård (PMI). Verksamheten består av två vårdgolv - Centralintensivvårdsavdelningen (CIVA) samt Neurointensivvårdsavdelningen (NIVA). Vi är cirka 200 anställda som omhändertar främst vuxna patienter med traumatiska skador, neurotrauman, sepsis och mjukdelsinfektioner. Hyperbarmedicin (HBO) och Post-IVA mottagningen tillhör även vår verksamhet. Vårt tredelade uppdrag är sjukvård, forskning och utbildning.   

Rollen utgör ett övergripande administrativt stöd till förstalinjechefer och sektionsområdesansvariga vid IVA Solna. Du arbetar i nära samarbete med din närmaste kollega på avdelningen och ingår samtidigt i ett större administrativt nätverk inom den medicinska enheten där ni tillsammans där ni tillsammans bidrar till att skapa struktur, samordning och ett effektivt administrativt stöd. 

Ta chansen att bli en del av vårt team!   

Huvudsakliga arbetsuppgifter :

• Stödja förstalinjechefer, sektionsområdesansvariga och verksamhet i administrativa frågor genom att hantera dokumentation, mötesprotokoll, behjälplig med administration vid nyanställning och andra administrativa uppgifter så som exempelvis konferensbokning och resebokningar 
• Ansvara för intern kommunikation och informationshantering genom att administrera intranät, nyhetsbrev, publicera riktlinjer och styrdokument samt samordna verksamhetens digitala och fysiska informationsflöden 
• Ta fram och sammanställa underlag och presentationer inför verksamhetens personalmöten och andra forum  
• Samordna och utveckla verksamhetens administrativa processer genom att planera, koordinera och följa upp administrativa rutiner, årshjul, planeringskalender samt struktur av pågående verksamhets- och forskningsaktiviteter  

Vi söker dig som

• är en driven och ansvarstagande person som trivs bra i en administrativ serviceroll  
• är smidig i din kommunikation i såväl tal som skrift, bemöter människor på ett lyhört och inkluderande sätt   
• är prestigelös med ett öppet och lösningsorienterat förhållningssätt med förmågan att prioritera och fokusera ditt arbete även under snabbt förändrade omständigheter  
• har lätt att samarbeta med och tror på samverkan mellan olika yrkesgrupper och kompetenser för att nå längre och uppnå bättre resultat  
• är en positiv person som delar våra värderingar: ansvar, medmänsklighet och helhetssyn  

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.  

Kvalifikationer

Krav:

• Lägst slutförd gymnasial utbildning  
• Minst tre års relevant erfarenhet i nutid av kvalificerat administrativt arbete  
• Mycket god digital kompetens och utmärkta kunskaper i Office-paketet  
• Mycket goda kunskaper och förmåga att uttrycka dig väl både muntligt och skriftligt på svenska och engelska  

Meriterande:

• Tidigare erfarenhet av arbete som chefsstöd inom hälso- och sjukvård eller likvärdigt arbete på samma nivå  

Om rekryteringsprocessen

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

I samband med din ansökan behöver du bifoga CV. Istället för ett personligt brev ber vi dig besvara urvalsfrågor samt kort motivera varför du passar för rollen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!