Verksamhetschefsassistent till Tema Inflammation & Åldrande - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Ta plats i hjärtat av verksamheten! Som verksamhetschefsassistent får du en nyckelroll där ditt arbete skapar ordning, utveckling och resultat varje dag.

Du erbjuds

• ett varierande och ansvarsfullt arbete där du får en central roll i att stödja verksamhetschefen och bidra till en välfungerande ledning inom Lung-Allergi och Njurmedicin
• att arbeta i en stimulerande miljö med engagerade kollegor där samarbete, struktur och utveckling står i fokus
• möjlighet att vara delaktig i förbättringar och utveckling av administrativa rutiner inom ett av Karolinskas mest dynamiska områden

Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig.

Om tjänsten

I Verksamhetsområde (VO) Vårdadministration samlar vi sjukhusets alla vårdadministrativa resurser under Stab Produktion. Vår verksamhet består av cirka 600 medicinska sekreterare, administratörer och chefsassistenter.

I Tema Inflammation och Åldrande ingår flera internmedicinska specialiteter som endokrinologi och metabolism, njurmedicin, gastroenterologi och lungmedicin samt geriatrik, reumatologi, hud och venereologi. Vården är organiserad i 14 patientflöden baserade på likartade diagnoser. Temat har en stor öppenvårdsprofil med stark klinisk forskning.

Omvårdnadspersonalen är organiserade under verksamhetschefer inom tre omvårdnadsområden (OO).

Omvårdnadsområdena är uppdelade inom områden med både slutenvård och öppenvård:

1. Endokrin och Åldrande
2. Gastro, Hud och Reuma
3. Lung-Allergi och Njurmedicin

Vi söker nu en verksamhetschefsassistent till Lung-Allergi och Njurmedicin med uppdrag att stötta verksamhetschefen i dennes dagliga arbete. Du förväntas vara delaktig och bidra till effektiva samarbetsformer och förbättringar.

Som verksamhetschefsassistent arbetar du självständigt och är verksamhetschefens administrativa stöd. I dina arbetsuppgifter ingår bland annat att ombesörja mötesplanering, planera dagordning tillsammans med verksamhetschefen samt skriva protokoll. Du har tillgång till kalender och epost i Outlook. Du hanterar dokument/rutiner/riktlinjer och diarieföring. Du hanterar även patientärenden, LÖF och avvikelser/klagomål och synpunkter. Du organiserar och strukturerar dokument och mappar i lokala nätverket. Du är webbredaktör i Karolinska interna webb.

Du ingår i ledningsgruppen där du deltar och även sköter administrationen. Du organiserar och planerar utbildningar och planeringsdagar. Du hanterar även nyanställningar och beställningar i sjukhusets olika system. Du behöver vara insatt i verksamheten för att på bästa koordinera samt förbereda material som i rask takt behöver produceras. Du kommer ha ett nära samarbete med omvårdnadscheferna inom omvårdnadsområdet som verksamhetschefen leder och även vid behov bistå med administrativa uppgifter. Verksamheten finns i både Solna, Huddinge, Rosenlund, och Södersjukhuset och du delar din tid däremellan.

Vi söker dig som

• gillar att arbeta självständigt och i ett högt tempo.
• har god samarbets- och serviceförmåga och arbetar strukturerat. Du kommer arbeta i en flexibel verksamhet där du behöver kunna ta egna initiativ och se till helheten.
• kan organisera och prioritera dina arbetsuppgifter på ett effektivt sätt. Du bidrar i utvecklingen av verksamheten och de administrativa rutinerna.
• tycker att det är spännande att vara med och påverka och utveckla framtidens arbetsuppgifter inom din yrkesroll.

Du delar Karolinska Universitetssjukhusets värderingar: Ansvar- Medmänsklighet- Helhetssyn, vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Kvalifikationer

Krav:

• Gymnasieutbildning

• Arbetslivserfarenhet inom hälso- och sjukvård

• Erfarenhet av arbete som chefsassistent eller motsvarande

• Goda kunskaper i Office-paketet

Meriterande:

• Medicinsk sekreterarutbildning

• Erfarenhet av digitalisering/AI

• Erfarenhet av projektledning

Om rekryteringsprocessen

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

I samband med din ansökan behöver du bifoga CV. Istället för ett personligt brev ber vi dig besvara urvalsfrågor samt kort motivera varför du passar för rollen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!